IT-BESTANDSAUFNAHME FÜR KLEINE UNTERNEHMEN MAGRA SEC | Stand: 14. September 2026 https://magra-sec.de/praxis/it-bestandsaufnahme/ Für Geschäftsführung, Office-Management und IT-Verantwortliche kleiner Unternehmen. Halten Sie fest, welche IT Ihre wichtigsten Abläufe benötigt, welche Angaben belegt sind und wer offene Punkte bis wann klärt. Das Ergebnis ist eine Arbeitsgrundlage für die eigene Organisation, eine Übergabe oder ein Gespräch mit einem IT-Dienstleister. SO NUTZEN SIE DIE DATEI Speichern Sie eine eigene Kopie und öffnen Sie sie in einem Textprogramm. Füllen Sie Teil A und B aus; Teil C zeigt ein vollständig ausgefülltes Muster. Für umfangreiche Systemlisten Zeilen oder ein separates Blatt ergänzen. 1. Bereich festlegen: Beginnen Sie mit einem wichtigen Ablauf, etwa Angebote erstellen und versenden. Tragen Sie Unternehmen, Bereich, Datum und beteiligte Personen ein. Für weitere Bereiche eine Kopie anlegen. 2. Informationen sammeln: Gehen Sie die sechs Themen gemeinsam mit den zuständigen Personen durch. Nutzen Sie die genannten Unterlagen. Stichpunkte reichen; fehlende Angaben als „offen“ markieren. Keine Systeme verändern oder Wiederherstellungen im laufenden Betrieb ausprobieren. 3. Aufgaben vereinbaren: Übertragen Sie die wichtigsten offenen Punkte in die Abschlussliste. Jede Aufgabe braucht eine zuständige Person, einen Termin und ein erkennbares Ergebnis. Vereinbaren Sie einen Termin, an dem Sie die Antworten gemeinsam durchgehen. Keine technische Sicherheitsprüfung: Die Vorlage dokumentiert Auskünfte und Unterlagen. Sie bestätigt weder die Sicherheit Ihrer Systeme noch eine erfolgreiche Wiederherstellung. Keine Passwörter, Zugangsschlüssel oder Kundendaten eintragen; bei Unterlagen genügt der interne Ablageort. Die ausgefüllte Datei enthält betriebliche Informationen und gehört in eine zugriffsgeschützte Ablage. DIE FÜNF FELDER Stand und Beleg: Was ist bekannt? System, Unterlage und Stand der Information nennen. Eine mündliche Auskunft als solche kennzeichnen. Zuständig: Wer kann die Angabe bestätigen oder die Aufgabe übernehmen? Name oder Rolle genügt. Ungeklärte Zuständigkeit ausdrücklich notieren. Offene Frage: Was fehlt für eine Entscheidung? „Unbekannt“ ist eine verwertbare Antwort, kein Nachweis für einen Fehler. Nächster Schritt und Termin: Eine konkrete Tätigkeit mit zuständiger Person und Datum festlegen. „IT prüfen“ ist zu ungenau. Erledigt, wenn …: Woran erkennen Sie den Abschluss? Zum Beispiel: Vertragsinhaber bestätigt und Kündigungstermin dokumentiert. TEIL A: IHRE BESTANDSAUFNAHME Unternehmen / Bereich: ____________________ Betrachteter Arbeitsablauf: ____________________ Anlass / geplante Entscheidung: ____________________ Datum / beteiligte Personen: ____________________ 1. Geschäftskritische Abläufe Damit Sie zuerst die IT betrachten, von der die tägliche Arbeit tatsächlich abhängt. - Welche Arbeit muss täglich möglich sein, und welche Anwendungen oder Daten braucht sie? - Was passiert bei einem Ausfall? Wie lange wäre eine Unterbrechung für diesen Ablauf tragbar? Hier finden Sie Antworten: Mit der Fachabteilung einen typischen Vorgang durchgehen. Anwendungen, Datenablage, Internetverbindung und Abhängigkeiten notieren. Tragbare Ausfallzeiten muss die Geschäftsführung festlegen. Stand und Beleg: Zuständig: Offene Frage: Nächster Schritt und Termin: Erledigt, wenn …: 2. Systeme und Verträge Damit Dienste, Ansprechpartner und Vertragsfristen bei einer Übergabe nicht verloren gehen. - Welche Geräte und Dienste gehören zum Ablauf? Auch E-Mail, Domain, Internetanschluss und Fachsoftware berücksichtigen. - Auf wen laufen die Verträge? Wer hat Verwaltungsrechte und kennt Verlängerungs- oder Kündigungstermine? Hier finden Sie Antworten: Rechnungen, Lizenzübersicht und Verträge mit Buchhaltung und Administration abgleichen. Je System Name, Zweck, Anbieter, Vertragsinhaber und zuständige Rolle erfassen. Für mehrere Systeme eigene Zeilen oder eine separate Liste ergänzen. Stand und Beleg: Zuständig: Offene Frage: Nächster Schritt und Termin: Erledigt, wenn …: 3. Konten und Berechtigungen Damit nachvollziehbar ist, wer Zugänge genehmigt, verwaltet und bei einem Austritt sperrt. - Wer genehmigt neue Konten und Rechte? Wer setzt die Änderung technisch um? - Welche administrativen Rollen und Vertretungen gibt es? Wie werden nicht mehr benötigte Zugänge erkannt und entfernt? Hier finden Sie Antworten: Mit Personalverantwortlichen und Administration den letzten Eintritt oder Austritt durchgehen. Rollenübersicht und vorhandene Checkliste heranziehen. Nur Zuständigkeiten und Ablageorte notieren, keine Anmeldedaten. Stand und Beleg: Zuständig: Offene Frage: Nächster Schritt und Termin: Erledigt, wenn …: 4. Datensicherung Damit klar wird, welche Daten geschützt werden sollen und welche Aussagen zur Wiederherstellung tatsächlich belegt sind. - Welche Daten und Anwendungen umfasst die Sicherung, wie oft läuft sie und wer bearbeitet Fehlermeldungen? - Wann wurden benötigte Daten zuletzt nachweislich wiederhergestellt? Was wurde getestet und wie lange dauerte es? Hier finden Sie Antworten: Sicherungskonfiguration, aktuelle Berichte und Wiederherstellungsprotokolle mit der Administration ansehen. Eine erfolgreiche Sicherungsmeldung allein belegt noch keine erfolgreiche Wiederherstellung. Stand und Beleg: Zuständig: Offene Frage: Nächster Schritt und Termin: Erledigt, wenn …: 5. Wartung Damit regelmäßige Aufgaben und unbehandelte Fehler sichtbar werden. - Wer aktualisiert Geräte und Anwendungen, und wann ist dafür Zeit vorgesehen? - Wer kontrolliert fehlgeschlagene Updates, dokumentiert Ausnahmen und verfolgt die Behebung? Hier finden Sie Antworten: Wartungsvereinbarung, letzte Statusübersicht und offene Tickets heranziehen. Betriebssysteme und wichtige Anwendungen berücksichtigen; „automatische Updates aktiv“ beschreibt noch nicht die Fehlerbearbeitung. Stand und Beleg: Zuständig: Offene Frage: Nächster Schritt und Termin: Erledigt, wenn …: 6. Störung und Vertretung Damit eine Störung auch bei Abwesenheit des üblichen Ansprechpartners bearbeitet werden kann. - Wen rufen Mitarbeitende bei einer Störung an? Wer entscheidet über das weitere Vorgehen? - Wer vertritt den IT-Ansprechpartner? Sind Kontakte und Unterlagen auch bei Ausfall der Dateiablage oder E-Mail erreichbar? Hier finden Sie Antworten: Kontaktliste, Supportverträge und Vertretungsregelung mit Geschäftsführung und Dienstleister abgleichen. Einen Ausfall gedanklich durchgehen: Wer erreicht wen, womit und mit welchen Informationen? Stand und Beleg: Zuständig: Offene Frage: Nächster Schritt und Termin: Erledigt, wenn …: TEIL B: DIE NÄCHSTEN AUFGABEN Wählen Sie zunächst bis zu drei Aufgaben. Weitere Punkte bleiben in Teil A dokumentiert. Zuerst klären: Ein laufender Arbeitsablauf ist beeinträchtigt oder ein dokumentierter Fehler bleibt ohne Bearbeitung. Zuständige Person unmittelbar einbinden. Bei einer akuten Störung hat deren Bearbeitung Vorrang vor diesem Arbeitsblatt. Vor der Entscheidung klären: Eine fehlende Angabe kann Übergabe, Anschaffung oder Wiederanlauf wesentlich beeinflussen. Den Punkt vor diesem Anlass klären, zum Beispiel Vertragsinhaber oder Umfang der Datensicherung. Geplant ergänzen: Eine Information fehlt, es ist aber keine unmittelbare Auswirkung auf den betrachteten Ablauf bekannt. Auch dafür Person und Termin festlegen; bei neuen Erkenntnissen neu einordnen. Aufgabe 1 Aufgabe und betroffenes Thema: Reihenfolge und Begründung: Zuständige Person: Termin: Erledigt, wenn …: Aufgabe 2 Aufgabe und betroffenes Thema: Reihenfolge und Begründung: Zuständige Person: Termin: Erledigt, wenn …: Aufgabe 3 Aufgabe und betroffenes Thema: Reihenfolge und Begründung: Zuständige Person: Termin: Erledigt, wenn …: Gemeinsamer Folgetermin: ____________________ Ablageort / gepflegt von: ____________________ Abschluss: Sind alle sechs Themen beantwortet oder ausdrücklich offen? Hat jede gewählte Aufgabe eine zuständige Person, einen Termin und ein überprüfbares Ergebnis? Sind Entscheidungen und Annahmen getrennt erkennbar? TEIL C: VOLLSTÄNDIG AUSGEFÜLLTES MUSTER Fiktives Muster, kein Kundenprojekt: Ein Planungsbüro mit zwölf Arbeitsplätzen bereitet die Übergabe seiner IT-Betreuung vor. Betrachtet wird der Ablauf „Angebote erstellen und versenden“. Frau Weber führt das Büro, Herr König ist der bisherige IT-Ansprechpartner. Alle Angaben und Termine im Beispiel sind erfunden. 1. Geschäftskritische Abläufe Stand und Beleg: Angebote entstehen in der Fachsoftware; Vorlagen liegen auf dem Dateiserver, Versand per Microsoft 365. Ablauf mit dem Büroteam am 14.09.2026 durchgesprochen. Zuständig: Frau Weber, Geschäftsführung. Offene Frage: Wie lange kann das Büro ohne Dateiablage arbeiten? Eine Grenze ist noch nicht vereinbart. Nächster Schritt und Termin: Frau Weber klärt bis 18.09.2026 mit dem Büroteam, welche Arbeiten bei einem Ausfall weitergehen und welche Fristen betroffen wären. Erledigt, wenn …: Benötigte Systeme und eine von der Geschäftsführung bestätigte, maximal tragbare Unterbrechung sind dokumentiert. 2. Systeme und Verträge Stand und Beleg: Zwölf PCs, Dateiserver, Microsoft 365 und Fachsoftware erfasst. Rechnungen liegen in der Buchhaltung unter „IT-Verträge / 2026“. Zuständig: Frau Weber für Verträge; Herr König für die Systemübersicht. Offene Frage: Vertragsinhaber und Verlängerung der Firmendomain fehlen in der Übersicht. Nächster Schritt und Termin: Frau Weber lässt bis 18.09.2026 die Domainrechnung zuordnen und den Vertragsinhaber bestätigen. Erledigt, wenn …: Anbieter, Vertragsinhaber, administrativer Ansprechpartner und nächste Vertragsfrist stehen in der Systemliste. 3. Konten und Berechtigungen Stand und Beleg: Frau Weber genehmigt Konten per E-Mail; Herr König richtet sie ein. Eine Austrittscheckliste wurde in den Unterlagen nicht gefunden. Zuständig: Frau Weber und Herr König. Offene Frage: Wer meldet einen Austritt, welche Dienste sind betroffen und wer bestätigt die Sperrung? Nächster Schritt und Termin: Frau Weber und Herr König erstellen bis 21.09.2026 eine Checkliste für Austritte einschließlich Fachsoftware und externer Dienste. Erledigt, wenn …: Meldeweg, betroffene Dienste und verantwortliche Rollen sind abgestimmt; die Erledigung lässt sich je Dienst dokumentieren. 4. Datensicherung Stand und Beleg: Tägliche Sicherungsberichte für den Dateiserver vorhanden; letzter Bericht vom 14.09.2026. Kein Wiederherstellungsprotokoll in den übergebenen Unterlagen. Zuständig: Herr König, bisheriger IT-Ansprechpartner. Offene Frage: Wurde eine Angebotsdatei bereits erfolgreich wiederhergestellt? Ein fehlendes Protokoll lässt die Frage offen. Nächster Schritt und Termin: Herr König sucht bis 18.09.2026 das letzte Testprotokoll. Falls keines vorliegt, stimmt er mit Frau Weber einen getrennten Testumfang und Termin ab. Erledigt, wenn …: Ein vorhandenes Protokoll ist geprüft oder ein Test mit benötigten Daten, Zuständigkeit und Erfolgskriterien ist vereinbart. Der Test selbst bleibt eine eigene Aufgabe. 5. Wartung Stand und Beleg: PC-Updates werden zentral verteilt. Im Statusbericht vom 11.09.2026 sind zwei Geräte als fehlgeschlagen aufgeführt. Zuständig: Herr König. Offene Frage: Sind die zwei Geräte bereits nachbearbeitet worden? Im übergebenen Bericht fehlt eine Rückmeldung. Nächster Schritt und Termin: Herr König prüft bis 16.09.2026 den aktuellen Gerätestatus und dokumentiert für verbleibende Fehler Ursache und geplante Behebung. Erledigt, wenn …: Für beide Geräte liegt ein aktueller Status vor; verbleibende Fehler haben eine zugeordnete Aufgabe und einen Termin. 6. Störung und Vertretung Stand und Beleg: Das Büroteam meldet Störungen an Herrn König. Seine Kontaktdaten stehen ausschließlich auf dem Dateiserver. Zuständig: Frau Weber. Offene Frage: Wer übernimmt bei seiner Abwesenheit, und wie erreicht das Team diese Person ohne Zugriff auf den Server? Nächster Schritt und Termin: Frau Weber vereinbart bis 21.09.2026 eine Vertretung und hinterlegt eine aktuelle Kontaktliste an einem auch ohne Dateiserver erreichbaren Ort. Erledigt, wenn …: Vertretung hat die Aufgabe bestätigt; das Team kennt Meldeweg und Ablageort der Kontaktliste. Beispiel für die Abschlussliste: Aufgabe: Status der beiden Geräte mit fehlgeschlagenen Updates klären. Reihenfolge: Zuerst klären, weil dokumentierte Fehler ohne bestätigte Nachbearbeitung vorliegen. Zuständig: Herr König. Termin: 16.09.2026. Erledigt, wenn: Aktueller Status für beide Geräte vorliegt und verbleibende Fehler eine Aufgabe mit Termin haben. Sie können die Bestandsaufnahme selbst weiterführen oder als Gesprächsgrundlage verwenden. Für eine erste Anfrage genügen Anlass und wichtigste offene Fragen; senden Sie keine Zugangsdaten mit. Kontakt: https://magra-sec.de/kontakt/#it-beratung